Сущность бухгалтерского аутсорсинга
Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:
— учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
— введение в штат должности бухгалтера;
— передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
— ведение бухгалтерского учета лично.
Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing– передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).
Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета. Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба – аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.
С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета. А любые услуги, саязанный с бухгалтерским учетом, предоставляет БК triumpho.ru недорого.
Плюсы
Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:
— заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);
— отчисления с фонда этой заработной платы;
— повышение курсов квалификации бухгалтеров;
— техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;
— установка специализированного программного обеспечения и его обновление;
— приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;
— закупка канцелярских принадлежностей и др.
Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.
Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.
Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).
Минусы
С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:
— возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
— для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
— слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
— нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.
Прописываем в договоре
Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание. Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.
С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:
— составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;
— компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекций штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д. Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур);
— сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;
— предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;
— дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;
— ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.
Объем работы
Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер – будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе.
Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:
— постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика:
учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;
положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;
проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;
договоры о материальной ответственности;
другие необходимые документы;
— ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:
проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;
обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;
начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;
подготовка платежных поручений к оплате;
оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;
ведение аналитического и синтетического учета;
оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;
ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;
ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;
учет фиксированных активов;
расчет заработной платы;
составление регистров бухгалтерского и налогового учета;
предоставление бухгалтерского баланса и расчета чистых активов по требованию Заказчика;
— ведение налогового учета, в т.ч.:
заполнение и сдача в электронном виде налоговой отчетности, получение уведомления о принятии отчетов и всех требуемых по закону сведений и отчетов в органы внебюджетных фондов;
установка и сопровождение программных средств электронной сдачи отчетности.
В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.
Стоимость услуг
Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета. Как правило, при исчислении конечной суммы, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год – указывается в договоре) принимаются во внимание: режим налогообложения заказчика, объем его хозяйственных операций (прежде всего количество операций по оприходованию и реализации товара, операций по кассе, расчетному счету заказчика).
На практике, чтобы не пересчитывать стоимость услуг ежемесячно (в зависимости от фактического объема работы аутсорсера за месяц), в договоре указывается некоторая усредненная сумма, которая может пересматриваться ежеквартально, раз в полугодие или раз в год.